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電磁的記録による保存【電子帳簿保存】

税理士法人HaGaX(2016年12月26日)

~ e-文書法(電子帳簿保存法)のポイント ~

3.電子記録による保存

 

会計ソフトで入力したデータを電子記録することで、決算書や総勘定元帳などを印刷せずに保管することができますが、そのためには業務の運用上において以下のような制約があります。

 

・真実性の確保のための要件(訂正・削除・追加の事実及び内容が記録されること)

例えば、後から1年分の経費や売上の未入力が見つかって入力をした場合には、いつ入力したのかが履歴として残ることになります。
中小企業では会計処理の中で選択可能な処理があれば、利益調整的に後から仕訳を訂正することもありますが、このようなあまり外部に知られたくない履歴の全てを税務調査の際には開示する必要がでてきます。

 

・可視性の確保のための要件(検索機能の確保)

税務調査があった場合には、すぐにデータ検索ができるよう検索機能を確保する必要があります。また、会社においてPCやプリンタを備えつけ、いつでも出力可能な状態にしておく必要があります。

 

・記帳入力作業は、1ヶ月毎など通常期間において定期的に行う必要があります。

通常の期間とは、1ヵ月程度の期間とされており、記帳を数ヵ月まとめて行うことを想定している会社は要件を満たさない可能性があります。1年分をまとめて外注して記帳代行するというようなことが認められていません。(電子帳簿保存法Q&A 問10、問17)

 

これらの要件をしっかり運用できる体制ができていないと、税務署長の承認申請がおりないことになります。
なお、適用しようとする事業年度開始の3ヵ月前の日までに申請をして承認を受ける必要があります。

 

(記)鈴木良期

 

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