電子帳簿・スキャナ保存まめ知識
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電子帳簿・スキャン保存

電子帳簿・スキャン保存

税理士法人HaGaXでは、e-文書法(電子帳簿保存法)の導入もサポートいたします。

e-文書法(電子帳簿保存法)のポイント

決算書をお渡しすると、
「何年保管すればよいの?」「領収書やレジペーパーの保存が大変で…」とよく話をを頂きます。
段ボールに何箱にもなってしまって、早く捨てたいとお困りの方に、保存のルールをまとめました。

保存期間

下記の区分ごとに帳簿や書類の保存期限が定められています。
法人は10年、個人は7年と考えておけば良いでしょう。
PDFの保管ではダメで、紙での保管が義務付けられています。

種類 法人 個人青色
帳簿 総勘定元帳、仕訳帳など 10年 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、賃借対照表、棚卸表など 10年 7年
現金預金取引等関係書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 10年 7年
その他の書類 請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など 10年 5年
(税務) 年末調整書類 扶養控除申告書、保険料控除申告書 7年 7年
税務申告書 法人税申告書、設立届出、開業届出 なし なし

※会社法・法人税法、所得税法、国税通則法施工規則等により決まりがあります。

「電磁的記録」と「スキャナ保存」

これらのうち一定の帳簿・書類については、税務署への事前申請を条件に、電子データでの保存が認められています。

〇コンピューター入力したもの…「電磁的記録」による保存
コンピューターで作成した帳簿や書類については、電磁的記録等による保存等が認められています。
会計ソフトで入力したデータ―を電子記録することで、決算書や総勘定元帳の印刷保管を省略する。
レジのジャーナル(レシートの控え)を電子記録にして、印刷保管を省略する。
そんな利用が考えられえます。

〇紙やPDFで入手したもの・・・「スキャナ文書」による保存
取引の相手先から受け取った請求書等や、自分で作成した請求書等の写し(決算関係書類を除く)については、スキャン文書による保存(スキャナ保存)が認められます。
受け取った領収書をスマホで撮影し、確認したら、原本は廃棄するというような利用が考えられます。

帳簿や書類での種類ごとにまとめると下図のようになります。

種類 電磁的記録 スキャナ
帳簿 総勘定元帳、仕訳帳など ×
書類 決算関係書類 損益計算書、賃借対照表、棚卸表など ×
自社が発行したもの控え 請求書、領収書など
相手が発行したもの 請求書、領収書など ▲(電子取引)

以下にみていきましょう。

電子的記録による保存

会計ソフトで入力したデータを電子記録することで、決算書や総勘定元帳の印刷保管を省略する。
そんな活用を想定しても業務の運用上においても以下の様な制約があります。

〇 訂正・削除・追加の事実及び内容が記録されることとなる

  例えば、後から1年分の経費や売上の未入力が見つかり入力するなどした場合はいつ入力したのか履歴が残ることになります。

  中小企業では会計処理の中で選択可能処理があれば、利益調整的に、後から仕訳を訂正する事もあります。

  このようなあまり外部には、特に税務署には知られたくない履歴を全てデータとして残ったものとして、税務調査の際に開示する必要が出てしまいます。

〇 記帳入力作業は1か月ごとなど通常期間において定期的に行う必要がある。

  通常の期間とは1か月程度の期間とされており、記帳を数か月まとめて行うことを想定している会社は要件を満たさない恐れがあります。

  1年分をまとめて外注して記帳代行するというようなことが認められていません(電子帳簿保存法Q&A 問10、問17 )

〇 電子計算機やディスプレイの備えつけ

  会社において、PCやプリンタを備えつけ、いつでも出力可能にしておく必要があります。

これらの運用をしっかりできる体制が会社にないと、承認申請がおりないことになります。なお事業年度開始の3か月前の日までに、税務署長に申請をし承認を受ける必要があります。

スキャナ保存

近年、画質性能の高いカメラを搭載したスマートフォンやクラウドサービス等が発達してきた中、データによる経理処理を行えるよう、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に書類の読み取りを行う仕組みの整備がされました。

適切な改ざん防止措置を講じた上で、営業マンが出先で領収書をスキャナやスマートフォン(スマホ)で撮影したうえで、上長に提出し、上長がチェックして廃棄するようなことが想定されています。このスマホでの撮影を想定したスキャナ保存には、次のような要件があります。

〇入力期間

書類の受領者がスマホ撮影などする場合には、受領後3日以内に自署での署名を付しタイムスタンプ*を付す必要があります。

*…一般財団法人日本データ通信協会により認定を受けたタイムスタンプ事業者が付与する「証明」です。これによりタイムスタンプが付された日時にその文書が存在し、変更されていないことを証明します。

〇スマホなどの機器の承認申請書への記載

利用するスマホは従業員個人の所有するものであっても構いませんが、事前に申請する承認申請書に記載する必要があり、マニュアルなどを会社に備えつける必要があります。

〇スマホなどの機器の承認申請書への記載

利用するスマホは従業員個人の所有するものであっても構いませんが、事前に申請する承認申請書に記載する必要があり、マニュアルなどを会社に備えつける必要があります。

〇相互けん制

別の者がそのスキャンされた画像を確認し、必要に応じて原本書類の提出を求めて突合確認することが必要となります。なお、小規模企業者*は、社内で相互チェックのしくみがない場合、その部分を税理士に依頼できるようになりました。

*…おおむね常時使用する従業員の数が20人(商業又はサービス業については5人)以下の企業・個人事業主)

また上記のようなケースではなく、請求書、納品書、見積書(控)、注文書などの書類をスキャナにより保存する場合は、業務サイクル後、速やかに入力(月次決算後1か月以内)が求められます。
また①相互けんせい、②定期的なチェック、③再発防止策 等を社内規定等において整備し、事務処理を行う必要があります。国税庁では、代表取締役とその妻が経理部長を務め、2人で製品製造販売を営んでいる同族法人が作成する規定の例として、次のような規定がサンプルとして例示されています。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/pdf/A63.pdf

承認申請の方法

それぞれの下記の書類を適用する3か月前の日までに提出する必要があります(新設法人については特例があります。)
「国税関係書類の電磁的記録等による保存等の承認申請書」
「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」

上記は国税(税務署)による取扱いですが、地方税の方でも同様の定めがありますので、おなじような地方税様式の書類を提出しておく必要があります。

まとめ

平成27年度、平成28年度の税制改正による緩和により、「電磁的記録による保存」「スキャナ保存」のいずれも、対応する会計ソフトや、経費精算システムが増えてきておりペーパーレスを導入するチャンスとも言えます。

ただし、導入の事前に経理業務の運用方法の見直しが必要であり、まだ中小企業にとっては、ハードルが高い印象を受けます。

弊社、税理士法人ハガックスでは、決算書・総勘定元帳・減価償却台帳などのPDF化を進め、クラウド上で保管・提供する弊社独自の決算ライブラリを用意しております。

いずれ、更なるシステム開発や税制改正により、簡単に電子データによる保存が可能となると思われますので、その時に備え、お客様の要望に応じた電子化を推進していきたいと思っております。

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